Geschäftsbericht 2017

Unser Compliance Management System

Unser Compliance Management System (CMS) umfasst grundlegende Prinzipien und Maßnahmen mit dem Ziel regelkonformen Verhaltens im Unternehmen. Es orientiert sich an nationalen und internationalen Standards und findet weltweit in allen Bereichen und Mehrheitsbeteiligungen der Daimler AG Anwendung. Das CMS besteht aus sieben Elementen, die aufeinander aufbauen. (Vgl. Abbildung E.07)

Daimler GB2017 E.07 Daimler Compliance Management System

Unsere Compliance-Werte und -Ziele

Ziel unseres Compliance Management Systems (CMS) ist es, Daimler und seine Mitarbeiter vor unangemessenem und rechtswidrigem Verhalten zu schützen. Entsprechende Maßnahmen werden von Group Compliance und unserer Rechtsabteilung festgelegt und sollen den Geschäftserfordernissen in angemessener Weise Rechnung tragen.

Unsere Compliance-Organisation

Unsere Compliance- und Rechtsabteilung tragen entscheidend dazu bei, dass geltende Regeln konzernweit eingehalten werden. Unsere Compliance-Organisation ist divisional und regional, unsere Rechtsabteilung regional und entlang der Wertschöpfungskette aufgestellt. So können wir unsere Geschäftsfelder optimal unterstützen und beraten. Hierfür steht jeweils ein funktionaler, divisionaler oder regionaler Ansprechpartner zur Verfügung. Zusätzlich achtet ein weltweites Netzwerk lokaler Ansprechpartner darauf, dass unsere Standards eingehalten werden, und unterstützt das lokale Management ausgewählter Daimler-Geschäftseinheiten und -Vertriebsgesellschaften dabei, unser Compliance-Programm vor Ort umzusetzen.

Compliance-Risiken

Das Ziel, Compliance-Risiken zu minimieren, verfolgen wir systematisch. Alljährlich analysieren und evaluieren wir alle unsere Geschäftseinheiten in Bezug auf derartige Risiken. Basis für die Analyse sind zentral zusammengeführte Informationen zu allen Geschäftseinheiten, die je nach Risikoeinschätzung um weitere, individuell erhobene Details ergänzt werden. Die Ergebnisse der Analyse dienen als Grundlage unserer Risiko­steuerung.

Compliance-Programm

Unser Compliance-Programm umfasst alle Prinzipien und Maßnahmen, um Compliance-Risiken zu reduzieren und Verstöße gegen Regeln und Gesetze zu vermeiden. Die einzelnen Maßnahmen bauen auf den Erkenntnissen der systematischen Compliance-Risikoanalyse auf. Hierbei werden insbesondere folgende Schwerpunkte gesetzt:

Das Hinweisgebersystem BPO (Business Practices Office) ermöglicht es weltweit Mitarbeitern sowie externen Hinweisgebern, Regelverstöße zu melden. Es nimmt rund um die Uhr Hinweise entgegen, die per E-Mail, postalisch, über eine externe gebührenfreie Hotline oder über ein Meldeformular übermittelt werden können. Sofern lokal rechtlich zulässig, kann die Meldung auch anonym erfolgen. In Deutschland können Hinweise an das BPO zudem über einen externen Neutralen Mittler gemeldet werden. Diese Funktion ist mit einer unabhängigen Rechtsanwältin besetzt. Über Hinweise an das BPO werden wir auf mögliche Risiken für das Unternehmen und konkrete Regelverstöße aufmerksam und können damit Schaden abwenden. Eine weltweit gültige Konzernrichtlinie hat das Ziel einer fairen und transparenten Vorgehensweise, die sowohl den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit für den Betroffenen als auch den Schutz des Hinweisgebers berücksichtigt. Um das Vertrauen in unser Hinweisgebersystem zu erhöhen und es intern noch weiter bekannt zu machen, setzen wir auf kontinuierliche Kommunikationsmaßnahmen. Dazu gehören regelmäßige Mitarbeiterinformationen zu Art und Anzahl gemeldeter Verstöße sowie Informations- und Dialogveranstaltungen an unseren Standorten.

Im Jahr 2017 wurden 95 BPO-Fälle neu angelegt. Im Berichtsjahr wurden insgesamt 96 geschlossen, davon 61 als »zutreffend«. Bei diesen Fällen hat sich ein konkreter Anfangsverdacht bestätigt. Davon gehörten drei der Kategorie »Korruption« an.

Bei den als zutreffend geschlossenen Fällen wird unter den Gesichtspunkten der Verhältnismäßigkeit und Fairness über entsprechende Maßnahmen entschieden. Diese werden nur ergriffen, wenn auf Basis des Untersuchungsergebnisses keine Zweifel bestehen, dass ein Fehlverhalten vorliegt. Zu den Personalmaßnahmen im Berichtsjahr 2017 gehörten mündliche sowie schriftliche Ermahnungen, Abmahnungen, Aufhebungsverträge und außerordentliche Kündigungen. Zudem wurden Schadenersatzansprüche und Rückforderungen erhoben und es gingen Eigenkündigungen ein.

Compliance unserer Geschäftspartner. Wir formulieren klare Compliance-Anforderungen auch an unsere Geschäftspartner, denn integres und regelkonformes Verhalten ist eine unabdingbare Voraussetzung jeder vertrauensvollen Zusammenarbeit. Deshalb achten wir bei der Auswahl unserer direkten Geschäftspartner darauf, dass sie die Gesetze einhalten und ethische Grundsätze befolgen. Im Geschäftsjahr 2017 haben wir begonnen, unseren standardisierten Prozess der Prüfung aller Geschäftspartner (Business Partner Due-Diligence-Prozess) zu überarbeiten und mittels eines kontinuierlichen Monitorings die Effektivität und Effizienz zu steigern. Bereits 2016 haben wir das »Compliance Awareness Module« veröffentlicht, das unseren Geschäftspartnern auf Wunsch zur Verfügung gestellt wird und sie für aktuelle Compliance-Anforderungen sensibilisieren soll. Unterläuft ein Partner unsere Standards, behalten wir uns vor, die Zusammenarbeit zu beenden. Zu unseren Erwartungen an unsere Geschäftspartner siehe auch daimler.com/nh/ugb.

Kommunikation und Training

Unser umfangreiches Schulungsangebot basiert auf der Richt­linie für integres Verhalten. Wir legen unser integriertes Trainingsprogramm auf Basis eines jährlichen Planungszyklus fest – von der Bedarfsanalyse über die Durchführung bis zum Monitoringprozess. Es umfasst unter anderem die Themen Integrität, Compliance (inklusive Korruptionsprävention und Technical Compliance), Datenschutz und Kartellrecht. Je nach Risiko und Zielgruppe bieten wir Präsenzschulungen oder auch digitale Lernmethoden wie zum Beispiel webbasierte Trainings an.

Allen Mitarbeitern mit E-Mail-Zugang in kontrollierten Daimler-Gesellschaften steht ein webbasiertes zielgruppenorientiertes Trainingsprogramm zur Verfügung, das aus unterschiedlichen Modulen besteht. Neben einem Basismodul enthält das Trainingsprogramm ein Managementmodul für Führungskräfte sowie Expertenmodule zum Beispiel zu Kartellrecht, Datenschutz, Einkauf, Vertrieb und internen Sachzuwendungen. Das Programm wird sukzessive zielgruppenspezifisch erweitert.

Je nach Rolle und Funktion werden den Mitarbeitern – mit Ausnahme der gewerblichen Mitarbeiter – automatisch die relevanten Module verpflichtend zugewiesen. Auf diese Weise erhält jeder Mitarbeiter genau die Module, die für seine Funktion relevant sind. Dies geschieht bei Einstellung, Beförderung oder Wechsel in eine Jobfunktion mit erhöhtem Risiko, sodass alle personellen Veränderungen abgedeckt werden. Regulär muss das Programm alle drei Jahre absolviert werden.

Gegen Ende des Berichtsjahres wurde eine vollständig neue verpflichtende Version des Trainingsprogramms ausgerollt. Das webbasierte Trainingsangebot wird durch Präsenztrainingsmaßnahmen ergänzt, die von zentralen oder lokalen Trainingsverantwortlichen durchgeführt werden. Unserem internen Trainernetzwerk geben wir modulare Trainingsunterlagen und Materialien zur methodischen Umsetzung an die Hand, so zum Beispiel Trainerleitfäden oder Erklär-Videos. Diese können zielgruppenspezifisch und je nach der Risikoklassifizierung der beteiligten Funktionen eingesetzt werden. Im Jahr 2017 haben insgesamt rund 96.300 Mitarbeiter unterschiedlicher Hierarchieebenen an Präsenztrainings oder webbasierten Trainings teilgenommen.

Darüber hinaus stellen wir im Rahmen unseres integrierten Trainingsprogramms zielgruppenspezifische Qualifizierungsmaßnahmen bereit, um unsere Compliance- und Rechtsabteilungs-Mitarbeiter bei rechtlichen und regulatorischen Änderungen zu unterstützen. Ferner erhalten alle neuen Compliance- und Rechtsabteilungs-Mitarbeiter eine umfassende Einführung in einem speziellen Praxisseminar.

Mit all diesen Trainingsmaßnahmen unterstützen wir die langfristige Verankerung von integrem und regelkonformem Verhalten im Unternehmen und geben unseren Mitarbeitern Hilfestellungen im Umgang mit konkreten Themen aus der Praxis. Gleiches gilt für die neue Daimler-App rund um Integrität, Compliance und Recht, auf die alle Mitarbeiter mit iOS-Firmengeräten zugreifen können. Sie ermöglicht unter anderem den mobilen Zugriff auf Informationen zu Korruptionsprävention und Kartellrecht.

Auch für Aufsichts- und Managementfunktionen wurde das Qualifizierungs- und Beratungsprogramm weiter ausgebaut. Neu ernannte Mitglieder der Geschäftsleitungen von Daimler-Mehrheitsgesellschaften erhalten einen kompakten Überblick zu wichtigen Aspekten der Unternehmensführung mit dem sogenannten Corporate Governance Navigator. Das zielgruppenorientierte Programm unterstützt die Teilnehmer in ihrer neuen Rolle durch Informationen zu Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie Ansprechpartnern und Anlaufstellen in Zusammenhang mit zentralen Themen des Ressorts Integrität und Recht sowie angrenzender Bereiche.

Neben internen Trainingsmaßnahmen bieten wir im Rahmen unseres Schulungsprogramms je nach Risiko auch Geschäftspartnern spezielle Trainings zu Integrität und Compliance inklusive Korruptionsprävention an. Diese Schulungen werden als webbasierte Trainings oder Präsenztrainings durchgeführt. Die Geschäftspartner werden hierzu von Daimler informiert und eingeladen.

Monitoring und Verbesserung

Alljährlich überprüfen wir die Effektivität und Effizienz unseres Compliance Management Systems und passen es an weltweite Entwicklungen, veränderte Risiken und neue rechtliche Anforderungen an. Wesentliche Kernprozesse kontrollieren wir zusätzlich unterjährig anhand von Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPI) wie etwa der Prozessdauer oder -qualität, für deren Bestimmung unter anderem die Einhaltung formeller Erfordernisse und die Vollständigkeit der Inhalte überprüft werden. Darüber hinaus berücksichtigen wir auch die Erkenntnisse aus unabhängigen internen sowie externen Prüfungen und nehmen an ausgewählten Benchmark-Studien teil. Gegebenenfalls erforderliche Verbesserungsmaßnahmen werden auf dieser Basis festgelegt, durch die jeweils verantwortlichen Geschäftseinheiten umgesetzt und nach der Umsetzung regelmäßig auf ihren Erfolg überprüft. Über die Ergebnisse dieses Monitorings werden die zuständigen Führungsgremien laufend unterrichtet.

Einbindung der Unternehmensführung

Unsere divisionalen beziehungsweise regionalen Compliance-Verantwortlichen berichten an den Chief Compliance Officer. Dies gewährleistet ihre Unabhängigkeit von den Geschäftsfeldern. Der Chief Compliance Officer und der Group General Counsel berichten direkt an das Vorstandsmitglied für Integrität und Recht sowie an den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats. Viermal im Jahr berichten sie zudem an den Vorstand der Daimler AG, unter anderem über den Status des Compliance Management Systems und dessen Weiterentwicklung, über den Status des Hinweisgebersystems und nach Bedarf zu weiteren Themen. Des Weiteren berichtet der Group General Counsel regelmäßig an das Antitrust Steering Committee sowie das Group Risk Management Committee, an das auch der Chief Compliance Officer berichtet.

Wesentliche nichtfinanzielle Berichtsthemen

Korruption unterbinden, Kartellabsprachen verhindern und die Einhaltung technischer Vorgaben sicherstellen – dies sind für uns wesentliche Themen, für deren Bearbeitung wir ein Compliance Management System eingeführt haben. Unser konzernweiter Ansatz zur Wahrung und Achtung der Menschenrechte orientiert sich ebenfalls am Daimler-CMS.

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